Kali ini kita akan membahas tentang software penting yaitu penggunaan autoresponder dalam email marketing.
Percayalah, seluruh email marketer pasti menggunakan alat bantu ini.
Salah satu perkembangan terkini pada email marketing adalah penggunaan autoresponder atau email otomatis, yang diperlukan sebelum mulai membangun list email.
Fungsinya adalah melakukan pengiriman serian email follow-up secara otomatis.
Biasanya tujuan akhir dari serian email autoresponder adalah mengkonversi pengguna menjadi pembeli atau pelanggan.
Pada bagian ini, saya akan memperkenalkan apa itu autoresponder, cara penggunaannya, pro dan kontra, dan beberapa cara penggunaan yang baik.
Autoresponder menawarkan keuntungan unik karena bisa memberikan hasil dengan usaha minim setelah pembuatan program email follow-up (set and forget).
Namun, autoresponder juga menghadirkan beberapa tantangan yang harus dipertimbangkan ketika menentukan peran autoresponder dalam email marketing Anda.
Autoresponder dan Cara Kerjanya
Autoresponder adalah urutan email otomatis yang dipicu oleh pengguna yang mendaftarkan emailnya atau memberikan alamat email ke sistem autoresponder Anda.
Biasanya, proses tersebut akan berjalan seperti ini.
Proses pertama
Seorang pengguna memberikan atau memasukkan email dan menerima welcome email
Proses kedua
Biasanya satu hari setelah pengguna mendaftarkan emailnya dan menerima welcome email maka serangkaian email autoresponder terkirim secara otomatis.
Email pertama berisi informasi atau penawaran (atau keduanya) yang diminati pengguna.
Proses ketiga
Setelah itu, rata-rata sepuluh sampai sembilan belas email dikirim secara otomatis ke pelanggan, dengan jeda sehari hingga tujuh hari per email.
Semakin jauh urutannya maka semakin panjang durasi pengiriman email follow-up ini.
Misalnya, dalam tiga atau empat email pertama, pengiriman email tersebut hanya berjarak sehari saja.
Namun, saat masuk ke email tahap terakhir, biasanya berjarak satu minggu antar pengirimannya agar tidak membuat pelanggan menjadi frustrasi dan menandai sebagai spam atau malah berhenti berlangganan email (unsubscribe).
Menyiapkan Program Autoresponder
Hal pertama yang harus dilakukan adalah mempertimbangkan apakah Anda ingin menggunakan autoresponder ke dalam pemasaran Anda.
Jika iya…
Anda harus menemukan penyedia layanan email marketing yang mendukung fungsi autoresponder (tidak semuanya mendukung).
Jika Anda baru pertama kali terjun dalam email marketing, saya menyarankan untuk menggunakan autoresponder KirimEmail.
Kemudian, ketika Anda berpikir untuk menyiapkan program autoresponder maka Anda harus mempertimbangkan semua hal berikut:
- Berapa banyak email yang harus dikirim?
- Bagaimana time frame antar pengiriman?
- Bagaimana Anda menyeimbangkan antara konten edukasi yang bermanfaat dengan konten penjualan atau penawaran?
- Bagaimana Anda meminimalisir permintaan berhenti berlangganan dan komplain spam?
Tentu saja, semua masalah email marketing lainnya, seperti desain template email, nilai rating spam dan judul email (dan juga banyak lainnya, yang akan saya bahas di bab selanjutnya).
Namun, empat masalah di atas adalah yang paling penting dipertimbangkan ketika akan menyiapkan program email autoresponder.
Berapa banyak email yang harus dikirim?
Jawaban atas pertanyaan ini akan ditentukan oleh penyedia layanan email marketing yang Anda pilih.
Beberapa penyedia layanan email marketing hanya membolehkan mengirim maksimal sepuluh autoresponder secara berurutan.
Hal ini biasanya dilakukan untuk mengurangi komplain spam dan menjaga IP yang digunakan oleh penyedia email marketing agar tetap trusted.
Sebagian besar penelitian menunjukkan bahwa jumlah ideal untuk program autoresponder berkisar antara 12 dan 15 email.
Sepuluh email saja tidak cukup untuk mengkonversi pengguna tetapi lebih dari lima belas email juga akan meningkatkan unsubscribe rate dan komplain spam karena pelanggan yang belum terkonversi akan menjadi frustrasi oleh banyaknya email yang Anda kirimkan.
Jumlah email yang dikirim harus didasarkan pada konten Anda, tingkat engagement dan durasi waktu untuk penyampaian pesan keseluruhan.
Bagaimana time frime antar pengiriman?
Pastikan bahwa Anda tidak mengambil jarak terlalu lama antar pengiriman.
Pelanggan yang baru saja mendaftar pasti memiliki antusias dalam menerima komunikasi dari Anda, jadi manfaatkan antusiasme tersebut.
Jika pengiriman sekali sehari terlalu sering maka Anda bisa memberi jarak email Anda dengan mengirim dua hari sekali.
Kemudian, perpanjang jarak waktu menjadi tiga hari, dan seterusnya.
Jika pada akhirnya Anda mendapatkan pelanggan yang tidak konvert dan menandai Anda sebagai spam atau unsubscribe maka atur lagi jarak antar pengiriman menjadi lima hari atau bahkan seminggu.
Banyak penyedia layanan email marketing menyediakan fasilitas menonaktifkan autoresponder di akhir pekan jadi Anda bisa meniadakan pengiriman email di akhir pekan.
Open-rate email biasanya lebih rendah pada akhir pekan.
Bagaimana Anda menyeimbangkan antara konten edukasi yang bermanfaat dengan konten penjualan atau penawaran?
Salah satu resiko terbesar dari program autoresponder adalah pengguna menjadi frustrasi karena hard-selling Anda dan kemudian menandai email Anda sebagai spam, berhenti berlangganan email atau tidak membuka email lagi.
Semua aktivitas di atas dapat menurunkan reputasi Anda dengan penyedia layanan email dan mempersulit email Anda masuk ke Inbox pengguna.
Oleh karena itu, pastikan autoresponder Anda berisi informasi yang edukatif dan bermanfaat.
Sebaiknya, Penawaran penjualan dikirim bersama informasi bermanfaat di setiap email.
Tidak disarankan untuk mengirimkan email penjualan saja.
Pengiriman email penjualan bisa dilakukan setiap 5 email edukasi yang terkirim untuk menjaga reputasi pengiriman email Anda.
Bagaimana Anda meminimalisir permintaan berhenti berlangganan dan komplain spam?
Cara terbaik untuk meminimalkan resiko permintaan berhenti berlangganan, komplain spam, dan email yang tidak dibuka dengan program autoresponder juga merupakan cara yang sama untuk meminimalkan risiko di semua email marketing.
Berikan konten yang bermanfaat dan berkualitas sehingga pelanggan Anda akan senang dan terpuaskan.
Anda juga dapat menggunakan metode yang tepat untuk mengelola permintaan berhenti berlangganan, berhenti berlangganan dan komplain spam dan termasuk penempatan link berhenti berlangganan yang jelas dan mudah ditemukan.
Pada dasarnya, Autoresponder sama seperti bentuk email marketing lainnya.
Namun, karena seringnya autoresponder tidak dimonitor secara hati-hati dan tidak dipersonalisasi ke segmen list tertentu maka autoresponder dapat menimbulkan risiko lebih besar dan menghasilkan keuntungan yang lebih rendah jika tidak dikelola dengan benar saat menyiapkannya.
Konten Untuk Autoresponder
Autoresponder biasanya lebih mirip dengan email newsletter dibanding email penjualan, meskipun sudah menggabungkan kedua elemen.
Konten dapat bervariasi berdasarkan bisnis Anda dan apa yang telah Anda janjikan kepada pelanggan.
Jenis konten autoresponder yang paling umum adalah tips atau saran, tapi Anda juga bisa konten-konten lainnya misal artikel blog, resep, cerita, kutipan inspirasi dan berbagai topik lainnya.
Intinya, Anda menggunakan konten yang dapat meningkatkan user engagement selama periode tertentu dan menyediakan platform untuk meningkatkan penjualan produk, layanan Anda atau meningkatkan trafik ke website Anda.
Kelebihan dan Kekurangan Menggunakan Autoresponder
Program autoresponder membutuhkan pengelolaan yang tepat.
Namun, ketika Anda ingin menggunakan program autoresponder di bisnis Anda, pasti ada kelebihan dan kekurangan dari autoresponder yang harus Anda pertimbangkan.
Kelebihan Menggunakan Autoresponder
Berikut ini beberapa kelebihan menggunakan autoresponder:
- Anda bisa berkomunikasi lebih lanjut dengan pelanggan Anda tanpa campur tangan Anda.
- Tidak hanya mampu menghasilkan penjualan tetapi juga brand awareness dan user-referral.
- Jika program autoresponder Anda sukses mengubah pengguna menjadi pembeli, maka Anda berpeluang mendapatkan return on investment yang sangat tinggi dengan effort yang rendah.
- Autoresponder adalah solusi tepat bagi UKM yang memiliki anggaran operasional dan pemasaran yang terbatas.
Kekurangan Menggunakan Autoresponder
Berikut ini beberapa kekurangan menggunakan autoresponder:
- Tidak seperti email marketing cara manual dulu, autoresponder tidak bisa tersegmentasi ke salah satu list email Anda (seperti pembeli produk A vs pembeli produk B). Secara umum, autoresponder sifatnya umum dan biasanya tingkat konversinya lebih rendah dibanding dengan email marketing cara manual.
- Autoresponder cenderung bisa membuat reputasi pengiriman email Anda beresiko karena program autoresponder cenderung memiliki tingkat unsubscribe, un-opened dan spam complaint yang tinggi. Efeknya email Anda susah masuk ke inbox dan cenderung berakhir di folder SPAM.
- Persiapan email untuk autoresponder harus dilakukan dengan sangat insentif, membutuhkan konten untuk beberapa email sekaligus, dan pemantauan dalam beberapa minggu untuk menentukan apakah ada masalah dengan waktu atau konten sebelum Anda dapat membiarkan program ini berjalan secara otomatis.
Kesimpulannya, autoresponder memberikan kesempatan besar jika Anda memiliki keterbatasan waktu dan sumber daya dalam membuat program email marketing.
Namun, karena sifat autoresponder yang kurang tertarget, kurang efektif dan dapat beresiko pada reputasi pengiriman email jika Anda tidak memberikan konten yang menarik dan bermanfaat kepada pelanggan email Anda.
Autoresponder dan Jenis Email Marketing
Jika kembali pada pembahasan 4 jenis email marketing pada bab Jenis-Jenis Email Marketing sebelumnya, autoresponder sangat erat penggunaannya untuk customer acquisition.
Program email autoresponder intinya cocok untuk semua pelanggan email, namun jika bicara customer acquisition, maka autoresponder sangat tepat untuk mengakomodirnya.
5 Tips Menggunakan Autoresponder
Praktekkan lima hal ini dan dapatkan manfaat luar biasa saat Anda menggunakan program email autoresponder.
Berikut tipsnya:
1. Selalu Sertakan Nama Autoresponder di Judul Email Anda
Karena Anda mengirim beberapa email dengan jarak beberapa hari, Anda harus menyertakan nama program autoresponder di judul email sehingga mereka mengenali email Anda di inbox mereka.
2. Pastikan Pelanggan Menambahkan Anda di Kontak Mereka
Karena autoresponder berisiko tinggi dalam permintaan berhenti berlangganan dan komplain spam maka pastikan untuk meminta pengguna menambahkan Anda ke daftar kontak di welcome email yang mereka terima agar tidak berakhir di folder spam atau junk mereka.
3. Jangan Banyak Penawaran
Meskipun tujuan akhir dari program autoresponder adalah untuk menghasilkan penjualan atau meningkatkan omzet tapi bukan berarti Anda harus jualan melulu.
Terlalu banyak penawaran juga dapat mengakibatkan pelanggan lari dari list email Anda.
Hadirkan penawaran secara kontekstual dan jangan membuat email autoresponder terlihat seperti email hard-selling terus-menerus.
4. Buat Link yang Jelas dan Terlihat & Gunakan Tautan Teks
Pastikan semua link ke halaman pembelian produk Anda jelas dan terlihat.
Jika memungkinkan, gunakan warna biru, beri garis bawah (underline) untuk memudahkan pengguna mengenali itu sebuah link.
Meskipun dalam desain web tidak disarankan untuk menggunakan kata-kata untuk sebuah link tetapi dalam desain email biasanya lebih efektif untuk menggunakan kata-kata.
Pastikan bahwa link Anda adalah tautan teks dan bukan berbasis gambar karena gambar mungkin tidak muncul di semua email. Kecuali menggunakan CSS.
5. Gunakan Personalisasi
Karena list autoresponder tidak dapat tersegmentasi dengan mudah, pastikan untuk menggunakan fitur personalisasi, yaitu menempatkan kode placeholder untuk menampilan nama pengguna dalam email (fitur ini tersedia di seluruh layanan email marketing baik hosted maupun self-hosted).
Autoresponder memberikan kemudahan dalam melakukan email marketing yaitu membutuhkan sedikit usaha saat awal penyiapannya dan setelah itu set and forget.
Namun, kunci suksesnya adalah memikirkan proses selama pembuatannya dan memantau program secara hati-hati selama beberapa bulan pertama untuk mengoptimalkannya.
Selamat mempraktekkannya!
Selanjutnya: Apa itu CANSPAM dan mengapa Anda perlu memahaminya sebelum mulai mengirim email?
